提效资料

先写清四项信息

1. 目标：最终要解决什么问题，而不只是要做什么动作。
2. 交付物：明确文件、表格、页面或结论的具体形式。
3. 限制：列出不能改动的范围、时间和质量要求。
4. 验收：写出可以客观检查的完成标准。

推荐执行顺序

先让 AI 复述目标并列出缺口，再完成最小版本，最后按验收标准逐项检查。复杂任务按模块拆分，每完成一段就保存结果。

会后只整理四类内容

• 已经确定的结论，以及结论适用的范围。
• 需要执行的动作、唯一责任人和完成时间。
• 暂时没有结论的问题，以及下一次确认节点。
• 会影响进度的依赖、风险和外部协作事项。

十五分钟整理法

先删除背景性复述，再把每项动作改写为动词开头的句子。没有责任人或截止时间的事项不能进入行动清单，应放回待确认区。

先提取内容骨架

找到素材中的核心结论、事实依据、具体案例和行动建议。只有骨架稳定后，才根据不同平台重新组织表达。

按使用场景重组

• 长文：补充背景、推理过程和完整案例。
• 短内容：只保留一个冲突、一个结论和一个动作。
• 口播：使用短句，先说结果，再解释原因。
• 内部资料：去掉宣传表达，保留流程、模板和注意事项。

每周只做三件事

1. 清理临时收集区，删除没有明确用途的资料。
2. 把重复主题合并到一篇主文档，保留来源和更新时间。
3. 将反复使用的方法改写成清单、模板或标准流程。

判断是否值得保留

能支持当前项目、能解决重复问题、能作为决策依据的内容才进入长期知识库。只因为“以后可能用到”而收藏，通常只会增加检索成本。